Document Management（文件管理）

Astemo Sellside | Document and Contract Management INTRO

什么是SupplyOn文件和合同管理？

 

SupplyOn文件管理模块确保文档能够及时更新，以结构化和标准化的方式管理客户文件，并简化了客户标准和规则的更新。

安斯泰莫将与您通过电子签的方式签署并交换合同。

Hitachi Astemo | Document Management（文件管理）

您将学习如何使用文档管理应用程序。 有了文档系统，您就可以轻松地与客户共享文档并一起工作。

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中央数据库

所有客户文件都归档在一个中心位置，所有授权人员都可以随时访问。

签订合同

您可以通过DocuSign签署包含的合同，并在合同签署后访问/审核。

自动通知

您将通过电子邮件自动收到文件更改的通知，并且可以立即检索更新后的文件。

高数据质量

所有客户文件均以电子方式提供，从而确保高质量和顺畅的数据传输。

如何处理文件？

接收邮件通知

  • 您将收到有关新文件的电子邮件通知。请确保您的电子邮件在用户账户中设置正确。

从电子邮件打开文件

  • 单击邮件中提供的链接，直接访问新文件。

文件详细信息标签

  • 导航到“文件详细信息”标签查看基本信息。
  • 查看文件详细信息，如描述、状态和附件（如有）

确认文件

  • 点击“更改”按钮选择文件状态（不同的状态说明如下所述）
  • 选择状态后，点击“发送反馈”继续。
  • 文件显示在打开/新建标签中，响应状态为已接受
文件状态

进行中

为您的客户确认收货。

已接受

文件或其更改已被接受。

已拒绝

如果拒绝某个文件，请提供合理的拒绝理由。

无关

如果适用，请将文件标记为“不相关”。

区分不同的状态，便于了解文件的进度和采取必要措施

这些步骤可以有效地管理和处理文件，确保清晰的沟通和文件状态的跟踪。

Further information

如何管理合同？

通过DocuSign签订合同：

  • 供应商可以使用电子签对合同进行数字化签名，简化流程并确保安全。

查阅和审查已签署的合同：

  • 合同签订后，供应商可以通过SupplyOn Document Management（文件管理）查阅和审查合同。

Further information

文件概览

在这里可以选择要查看、编辑或搜索的文件。

“打开/新建”标签（卖方可见）

在“打开/新建”标签中，可以找到已分配给您或为您准备的所有新文件及未答复文件。

“已回复”标签（卖方可见）

在“已回复”标签中，通过文件检索可以找到已经接受、拒绝或发送的所有文件。

“订阅”标签（卖方可见）

在“订阅”标签中可以找到所有订阅的文件。

“全部”标签（卖方可见）

在“全部”标签中，可以找到所有文件。

“已发送文件”标签（卖方可见）

在“已发送文件”标签中，可以找到已发送给客户的所有处于草稿状态或已发布状态的供应商文件。

Further information

如何搜索文件? 

快速搜索

  • 要快速查找文件，请在指定的搜索框中输入搜索条件。

高级搜索

  • 如需更精细的搜索，请选择“高级搜索”选项。
  • 浏览组合选项，以单独扩展和定制搜索条件。

注：使用高级搜索进行更详细的搜索，可以添加搜索配置文件等个人定制。

历史记录和参考标签

  • 浏览“历史记录和参考”标签，查看不同状态和操作的时间线。
  • 有效监控和跟踪文件状态变化、文件版本和回复状态

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Background Learning

SupplyOn学院

Supplier Academy

在SupplyOn注册后，您可以获得供应商社区学院提供的额外培训和知识

 

 

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