Document Management

Astemo Sellside | Document and Contract Management INTRO

Document and Contract Management ของ SupplyOn คืออะไร
 

Document Management ของ SupplyOn จะให้ข้อมูลที่ชัดเจนและรับรองว่าคุณจะได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ แพลตฟอร์มดังกล่าวเป็นแพลตฟอร์มสำหรับจัดการเอกสารของลูกค้าด้วยวิธีการที่เป็นระบบและมีมาตรฐาน รวมถึงลดความยุ่งยากในการอัปเดตมาตรฐานและกฎระเบียบโรงงานที่เกี่ยวข้อง

Astemo ที่เป็นลูกค้าของคุณจะแลกเปลี่ยนสัญญากับคุณและลงนามในสัญญาที่มีอยู่ผ่าน DocuSign

You will learn how to work in the Document Management app. With the Document System you can easily share and work together on documents with your customer.

Image
background blue graphic middle

เอกสารของลูกค้าทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวและผู้ที่ได้รับอนุญาตจะสามารถเข้าถึงเอกสารดังกล่าวได้ตลอดเวลา

คุณสามารถลงนามในสัญญาที่มีอยู่ผ่าน DocuSign และเข้าถึง/ตรวจสอบสัญญาได้หลังจากลงนามในสัญญาแล้ว

 

คุณจะได้รับแจ้งโดยอัตโนมัติผ่านทางอีเมลเมื่อเอกสารมีการเปลี่ยนแปลง และสามารถเรียกดูเอกสารที่อัปเดตได้ทันที

เอกสารของลูกค้าทั้งหมดจะอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จึงรับประกันได้ถึงคุณภาพในระดับสูงและการส่งข้อมูลที่ราบรื่น

Hitachi Astemo Buyside | DMS Process Intro

เริ่มต้นใช้งาน Document Management

เข้าสู่ระบบ SupplyOn และคลิกในแถบนำทางบน SupplyOn Services แล้วเลือก Document Management ระบบจะนำคุณไปยังแดชบอร์ดบริการโดยตรง

วิธีประมวลผลเอกสารของคุณ

รับการแจ้งเตือนทางอีเมล

  • คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับเอกสารใหม่ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการตั้งค่าอีเมลในบัญชีผู้ใช้อย่างถูกต้อง

เปิดเอกสารจากอีเมล

  • คลิกลิงก์ที่ระบุไว้ในอีเมลเพื่อเข้าถึงเอกสารใหม่โดยตรง

แท็บ Document Details:

  • ไปที่แท็บ "Document Details" เพื่อดูข้อมูลที่จำเป็น
  • ตรวจสอบรายละเอียดเอกสาร เช่น คำอธิบาย สถานะ และรายการแนบ (หากมี)

ยืนยันเอกสาร

  • คลิกปุ่ม "Change" เพื่อเลือกสถานะเอกสาร (คำอธิบายสถานะต่างๆ อยู่ด้านล่าง)
  • เมื่อเลือกสถานะแล้ว ให้ดำเนินการต่อโดยคลิกที่ "Send Feedback"
  • เอกสารจะแสดงในแท็บ Open/new โดยมีสถานะการตอบกลับเป็น Accepcted

สถานะเอกสาร

In Process

ยืนยันกับลูกค้าว่าได้รับเอกสารแล้ว

Accepted

ยอมรับเอกสารหรือการเปลี่ยนแปลงกับเอกสารแล้ว

Rejected

หากปฏิเสธเอกสาร ให้แสดงความคิดเห็นที่สมเหตุสมผล

Not Relevant

ทำเครื่องหมายเอกสารว่า "Not Relevant" เมื่อเอกสารไม่มีความเกี่ยวข้อง

แยกความแตกต่างระหว่างสถานะต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจความคืบหน้าของเอกสารและดำเนินการที่จำเป็น


เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถจัดการและประมวลผลเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมมั่นใจได้ถึงการสื่อสารและการติดตามสถานะเอกสารที่ชัดเจน

Further information

วิธีจัดการสัญญา

 

ลงนามในสัญญาผ่าน DocuSign:

  • ซัพพลายเออร์สามารถลงนามในสัญญาแบบดิจิทัลโดยใช้ DocuSign เพื่อให้ลงนามได้อย่างง่ายดายและปลอดภัย

เข้าถึงและตรวจสอบสัญญาที่ลงนาม:

  • หลังจากมีการลงนามในสัญญาแล้ว ซัพพลายเออร์จะสามารถเข้าถึงและตรวจสอบสัญญาได้ผ่าน Document Management ของ SupplyOn

Further information

ภาพรวมเอกสาร



ในส่วนนี้ คุณสามารถเลือกเอกสารที่คุณต้องการดู แก้ไข หรือค้นหาได้

แท็บ “Open/new” (มองเห็นได้เฉพาะผู้ขาย)

ในแท็บ “Open/new” คุณจะพบเอกสารใหม่และเอกสารที่ยังไม่ได้ตอบกลับทั้งหมดที่มอบหมายให้คุณหรือส่งให้คุณโดยเฉพาะ

แท็บ “Responded” (มองเห็นได้เฉพาะผู้ขาย)

ในแท็บ “Responded” คุณจะพบเอกสารทั้งหมดที่คุณยอมรับ ปฏิเสธ หรือส่งผ่านการเรียกค้นไฟล์

แท็บ “Subscribed” (มองเห็นได้เฉพาะผู้ขาย)

เมื่อเลือกแท็บ “Subscribed” คุณจะพบเอกสารทั้งหมดที่คุณติดตาม

แท็บ “All” (มองเห็นได้เฉพาะผู้ขาย)

เมื่อเลือกแท็บ “All” คุณจะพบเอกสารทั้งหมด

แท็บ “Sent documents” (มองเห็นได้เฉพาะผู้ขาย)

เมื่อเลือกแท็บ “Sent documents” คุณจะพบเอกสารซัพพลายเออร์ทั้งหมดที่อยู่ในสถานะแบบร่างหรือเผยแพร่ซึ่งคุณได้ส่งไปให้ลูกค้าแล้ว

Further information

วิธีค้นหาเอกสาร

การค้นหาด่วน

  • หากต้องการค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว ให้ป้อนเกณฑ์การค้นหาลงในช่องค้นหาที่กำหนด

การค้นหาขั้นสูง

  • สำหรับการค้นหาที่ละเอียดยิ่งขึ้น ให้เลือกตัวเลือก Advanced Search
     
  • ใช้ตัวเลือกต่างๆ ร่วมกันเพื่อเพิ่มและปรับเกณฑ์การค้นหาส่วนตัวของคุณ

หมายเหตุ: ใช้ Advanced Search เพื่อการค้นหาที่ละเอียดมากขึ้น ซึ่งช่วยให้ปรับการค้นหาในแบบของคุณ เช่น การเพิ่มโปรไฟล์ค้นหา


แท็บ History and References

  • สำรวจแท็บ "History and References" เพื่อดูไทม์ไลน์ของสถานะและการดำเนินการต่างๆ
  • ตรวจสอบและติดตามการเปลี่ยนแปลงสถานะเอกสาร เวอร์ชันของเอกสาร และสถานะการตอบกลับได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Further information

Image
Background Learning

แหล่งเรียนรู้ของ SupplyOn

Supplier Academy

หลังจากที่คุณลงทะเบียนใน SupplyOn แล้ว คุณสามารถเข้าถึงการฝึกอบรมและข้อมูลเชิงลึกสุดพิเศษได้จากแหล่งเรียนรู้ของชุมชนซัพพลายเออร์