Manajemen Dokumen | Supplier Onboarding Center

Astemo Sellside | Document and Contract Management INTRO

Apa itu Manajemen Kontrak dan Dokumen SupplyOn?

Manajemen Dokumen SupplyOn memberikan informasi yang jelas dan memastikan bahwa Anda akan selalu dalam keadaan terkini. Manajemen Dokumen merupakan platform untuk mengelola dokumen pelanggan dengan cara yang terstruktur dan terstandarisasi serta menyederhanakan pembaruan standar dan peraturan pabrik yang relevan.

Pelanggan Anda Astemo juga akan bertukar kontrak dengan Anda dan menandatangani kontrak yang tercakup melalui DocuSign.

Anda akan mempelajari cara bekerja di aplikasi Manajemen Dokumen. Dengan Sistem Dokumen, Anda dapat dengan mudah berbagi dan bekerja sama dalam mengerjakan dokumen dengan pelanggan.

Basis Data Pusat

Semua dokumen pelanggan disimpan di satu titik pusat dan dapat diakses kapan saja oleh semua orang yang berwenang.

Menandatangani Kontrak

Anda dapat menandatangani kontrak yang tercakup melalui DocuSign dan mengakses/meninjaunya setelah kontrak ditandatangani.

Pemberitahuan otomatis

Anda akan diberitahu tentang perubahan dokumen secara otomatis melalui e-mail dan dapat segera mengambil dokumen yang telah diperbarui.

Data berkualitas tinggi

Semua dokumen pelanggan tersedia secara elektronik, sehingga memastikan transmisi data berkualitas tinggi dan lancar.

Hitachi Astemo Buyside | DMS Process Intro

Memulai Manajemen Dokumen

Login ke SupplyOn dan klik di bilah navigasi pada SupplyOn Services (Layanan SupplyOn), lalu pilih Document Management (Manajemen Dokumen). Anda akan langsung masuk ke Service Dashboard (Dasbor Layanan).

Bagaimana cara memproses dokumen Anda?

Menerima pemberitahuan e-mail

Anda akan menerima pemberitahuan e-mail tentang dokumen baru. Harap pastikan e-mail Anda diatur dengan benar di akun pengguna.

Membuka dokumen dari e-mail

Klik tautan yang terdapat dalam e-mail untuk mengakses dokumen baru secara langsung.

Tab Document Details (Detail Dokumen):

Navigasikan ke tab “Document Details” (Detail Dokumen) untuk melihat informasi penting.
Periksa detail dokumen seperti deskripsi, status dan lampiran (jika tersedia)

Konfirmasi Dokumen

Klik tombol “Change” (Ubah) untuk memilih status dokumen (status berbeda dijelaskan di bawah)
Setelah status dipilih, lanjutkan dengan mengeklik “Send Feedback” (Kirim Tanggapan).
Dokumen ditampilkan di tab Open/new (Buka/Baru) dengan status tanggapan diterima

Status dokumen

Dalam Proses:

Konfirmasi penerimaan untuk pelanggan Anda.

Diterima:

Dokumen atau perubahannya telah diterima.

Ditolak:

Jika menolak dokumen, berikan komentar yang masuk akal.

Tidak Relevan:

Tandai dokumen sebagai “Not Relevant” (Tidak Relevan) bila berlaku.

Bedakan status untuk memahami progres dokumen dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat mengelola dan memproses dokumen secara efisien, memastikan pelacakan status dokumen dan komunikasi yang jelas.

Further information

Bagaimana cara mengelola kontrak?

Menandatangani Kontrak melalui DocuSign:

Pemasok dapat menandatangani kontrak secara digital menggunakan DocuSign untuk proses yang efisien dan aman.

Mengakses dan Meninjau Kontrak yang Ditandatangani:

Setelah kontrak ditandatangani, pemasok dapat mengakses dan meninjaunya melalui Manajemen Dokumen SupplyOn.

Further information

Ikhtisar Dokumen

Di sini Anda memilih dokumen yang ingin Anda lihat, edit, atau cari.

Tab “Open / New” (Buka/Baru) (terlihat oleh penjual)

Pada tab “Open / New” (Buka/Baru), Anda akan menemukan semua dokumen baru dan belum terjawab yang telah diberikan kepada Anda atau ditujukan untuk Anda.

Tab “Responded” (Ditanggapi) (terlihat oleh penjual)

Pada tab “Responded” (Ditanggapi) , Anda akan menemukan semua dokumen yang telah Anda terima, tolak, atau kirim melalui pengambilan file.

Tab “Berlangganan” (terlihat oleh penjual)

Pada tab “Berlangganan”, Anda akan menemukan semua dokumen langganan Anda.

Tab “All” (Semua) (terlihat oleh penjual)

Pada tab “All” (Semua), Anda akan menemukan semua dokumen.

Tab “Sent documents” (Dokumen terkirim) (terlihat oleh penjual)

Pada tab “Sent documents” (Dokumen terkirim), Anda akan menemukan semua dokumen pemasok dalam status draf atau diterbitkan yang telah dikirimkan ke pelanggan.

Further information

Bagaimana cara mencari dokumen?

Pencarian Cepat

Untuk menemukan dokumen dengan cepat, masukkan kriteria pencarian Anda ke dalam kotak pencarian yang ditentukan.

Pencarian Lanjutan

Untuk pencarian yang lebih spesifik, pilih opsi Advanced Search (Pencarian Lanjutan).
Jelajahi opsi kombinasi untuk memperluas dan menyesuaikan kriteria pencarian Anda satu per satu.

Catatan: Gunakan Pencarian Lanjutan untuk pencarian yang lebih detail, memungkinkan penyesuaian individual seperti menambahkan profil pencarian.

Tab History and References (Riwayat dan Referensi)

Jelajahi tab “History and References” (Riwayat dan Referensi) untuk mengetahui garis waktu berbagai status dan tindakan.
Pantau dan lacak perubahan status dokumen, versi dokumen, dan status balasan secara efisien