Document and Contract Management

Hitachi Astemo Buyside | Document and Contract Management INTRO

Document and Contract Management ของ SupplyOn คืออะไร

 

Document Management ของ SupplyOn จะให้ข้อมูลที่ชัดเจนและรับรองว่าคุณจะได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ แพลตฟอร์มดังกล่าวเป็นแพลตฟอร์มสำหรับจัดการเอกสารของลูกค้าด้วยวิธีการที่เป็นระบบและมีมาตรฐาน รวมถึงลดความยุ่งยากในการอัปเดตมาตรฐานและกฎระเบียบโรงงานที่เกี่ยวข้อง

Hitachi Astemo Buyside | Document and Contract Management
background
ฐานข้อมูลกลาง

เอกสารของลูกค้าทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวและผู้ที่ได้รับอนุญาตจะสามารถเข้าถึงเอกสารดังกล่าวได้ตลอดเวลา

ลงนามในสัญญา

คุณสามารถลงนามในสัญญาที่มีอยู่ผ่าน DocuSign และเข้าถึง/ตรวจสอบสัญญาได้หลังจากลงนามในสัญญาแล้ว

 

การแจ้งเตือนอัตโนมัติ

คุณจะได้รับแจ้งโดยอัตโนมัติผ่านทางอีเมลเมื่อเอกสารมีการเปลี่ยนแปลง และสามารถเรียกดูเอกสารที่อัปเดตได้ทันที

ข้อมูลคุณภาพสูง

เอกสารของลูกค้าทั้งหมดจะอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จึงรับประกันได้ถึงคุณภาพในระดับสูงและการส่งข้อมูลที่ราบรื่น

Hitachi Astemo Buyside | DMS Process Intro

เริ่มต้นใช้งาน Document Management

เข้าสู่ระบบ SupplyOn และคลิกในแถบนำทางบน SupplyOn Services แล้วเลือก Document Management ระบบจะนำคุณไปยังแดชบอร์ดบริการโดยตรง

ซัพพลายเออร์ประมวลผลเอกสารของตนอย่างไร

1. รับการแจ้งเตือนทางอีเมล

  • คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับเอกสารใหม่ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการตั้งค่าอีเมลในบัญชีผู้ใช้อย่างถูกต้อง

2.  เปิดเอกสารจากอีเมล

  • คลิกลิงก์ที่ระบุไว้ในอีเมลเพื่อเข้าถึงเอกสารใหม่โดยตรง

3.  แท็บ Document Details

  • ไปที่แท็บ "Document Details" เพื่อดูข้อมูลที่จำเป็น
  • ตรวจสอบรายละเอียดเอกสาร เช่น คำอธิบาย สถานะ และรายการแนบ (หากมี)

4. ยืนยันเอกสาร

  • คลิกปุ่ม "Change" เพื่อเลือกสถานะเอกสาร (คำอธิบายสถานะต่างๆ อยู่ด้านล่าง)
  • เมื่อเลือกสถานะแล้ว ให้ดำเนินการต่อโดยคลิกที่ "Send Feedback"
  • เอกสารจะแสดงในแท็บ Open/new โดยมีสถานะการตอบกลับเป็น Accepted

สถานะเอกสาร

In Process: ยืนยันกับลูกค้าว่าได้รับเอกสารแล้ว

Accepted: ยอมรับเอกสารหรือการเปลี่ยนแปลงกับเอกสารแล้ว

Rejected: หากปฏิเสธเอกสาร ให้แสดงความคิดเห็นที่สมเหตุสมผล

Not Relevant: ทำเครื่องหมายเอกสารว่า "Not Relevant" เมื่อเอกสารไม่มีความเกี่ยวข้อง

แยกความแตกต่างระหว่างสถานะต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจความคืบหน้าของเอกสารและดำเนินการที่จำเป็น

เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถจัดการและประมวลผลเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมมั่นใจได้ถึงการสื่อสารและการติดตามสถานะเอกสารที่ชัดเจน

Further information

  • คู่มือผู้ซื้อ | คู่มือฉบับย่อสำหรับบริการ SupplyOn ระบบการจัดการเอกสาร

    คู่มือฉบับนี้จะระบุแนวทางในการใช้ระบบการจัดการเอกสาร SupplyOn สำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย (ซัพพลายเออร์) โดยจะอธิบายแบบทีละขั้นตอนและนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับกระบวนการแลกเปลี่ยนเอกสาร

    hitachi_astemo-buyside_dms_key_user_guide_th.pdf

วิธีการใช้งาน Contract Management

  • 3 วิธีสำหรับผู้ใช้ Hitachi Astemo ในการเพิ่มเอกสารสัญญาไปยัง Document Management ของ SupplyOn
  • ซัพพลายเออร์สามารถลงนามในสัญญาที่มีอยู่ผ่าน DocuSign
  • ซัพพลายเออร์สามารถเข้าถึง/ตรวจสอบการลงนามในสัญญาผ่าน Document Management ของ SupplyOn ได้หลังจากลงนามในสัญญาแล้ว
  • ข้อมูลเอกสารสัญญาจะถูกส่งไปยังฐานข้อมูล ฐานข้อมูลเพิ่มข้อมูลลงในแดชบอร์ดสัญญา

วิธีการเพิ่มเอกสารสัญญา

  1. เอกสารสัญญาผ่านทางผู้ใช้ที่มี RfQ จาก Sourcing ของ SupplyOn
  2. เอกสารสัญญาผ่านทางผู้ใช้ที่มี Document Management ของ SupplyOn
  3. เอกสารสัญญาผ่านทางระบบแบ็กเอนด์ของ Hitachi Astemo

วิธีการใช้แดชบอร์ดสัญญา

  • ผู้ใช้ Hitachi Astemo สามารถติดตามสัญญาผ่านแดชบอร์ดสัญญา

 

Hitachi Astemo contract management

Further information

ภาพรวมเอกสาร

ในฐานะลูกค้า คุณสามารถดูเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นเองหรือที่ซัพพลายเออร์จัดเตรียมไว้ให้ในแท็บ “All Documents”

คุณจะเลือกเอกสารที่ต้องการดู แก้ไข หรือค้นหาจากที่นี่

ฉันจะพบสิ่งใดในแท็บใด

แท็บ “Open/new”

ในแท็บ “Open/new” คุณจะพบเอกสารใหม่และเอกสารที่ยังไม่ได้ตอบกลับทั้งหมดที่มอบหมายให้กับคุณหรือส่งให้คุณโดยคุณ

แท็บ “Responded”

ในแท็บ “Responded” คุณจะพบเอกสารทั้งหมดที่คุณยอมรับ ปฏิเสธ หรือส่งผ่านทางการเรียกค้นไฟล์

แท็บ “Subscribed”

เมื่อเลือกแท็บ “Subscribed” คุณจะพบเอกสารทั้งหมดที่คุณติดตาม

แท็บ “All”

เมื่อเลือกแท็บ “All” คุณจะพบเอกสารทั้งหมด

แท็บ “Sent documents”

เมื่อเลือกแท็บ “Sent documents” คุณจะพบเอกสารซัพพลายเออร์ทั้งหมดที่อยู่ในสถานะแบบร่างหรือเผยแพร่ซึ่งคุณได้ส่งไปให้ลูกค้าแล้ว

 

Further information

วิธีค้นหาเอกสาร

การค้นหาด่วน

  • หากต้องการค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว ให้ป้อนเกณฑ์การค้นหาลงในช่องค้นหาที่กำหนด

การค้นหาขั้นสูง

  • สำหรับการค้นหาที่ละเอียดยิ่งขึ้น ให้เลือกตัวเลือก Advanced Search
     
  • ใช้ตัวเลือกต่างๆ ร่วมกันเพื่อเพิ่มและปรับเกณฑ์การค้นหาส่วนตัวของคุณ

หมายเหตุ: ใช้ Advanced Search เพื่อการค้นหาที่ละเอียดมากขึ้น ซึ่งช่วยให้ปรับการค้นหาในแบบของคุณ เช่น การเพิ่มโปรไฟล์ค้นหา

แท็บ History and References

  • สำรวจแท็บ "History and References" เพื่อดูไทม์ไลน์ของสถานะและการดำเนินการต่างๆ
  • ตรวจสอบและติดตามการเปลี่ยนแปลงสถานะเอกสาร เวอร์ชันของเอกสาร และสถานะการตอบกลับได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Further information

วิธีค้นหาเอกสาร

การค้นหาด่วน

  • หากต้องการค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว ให้ป้อนเกณฑ์การค้นหาลงในช่องค้นหาที่กำหนด

การค้นหาขั้นสูง

  • สำหรับการค้นหาที่ละเอียดยิ่งขึ้น ให้เลือกตัวเลือก Advanced Search
     
  • ใช้ตัวเลือกต่างๆ ร่วมกันเพื่อเพิ่มและปรับเกณฑ์การค้นหาส่วนตัวของคุณ

หมายเหตุ: ใช้ Advanced Search เพื่อการค้นหาที่ละเอียดมากขึ้น ซึ่งช่วยให้ปรับการค้นหาในแบบของคุณ เช่น การเพิ่มโปรไฟล์ค้นหา

แท็บ History and References

  • สำรวจแท็บ "History and References" เพื่อดูไทม์ไลน์ของสถานะและการดำเนินการต่างๆ
  • ตรวจสอบและติดตามการเปลี่ยนแปลงสถานะเอกสาร เวอร์ชันของเอกสาร และสถานะการตอบกลับได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Further information