文書および契約管理

Hitachi Astemo Buyside | Document and Contract Management INTRO

SupplyOn文書および契約管理とは? 

SupplyOn Document Management は、明確な情報を提供し、常に最新の状態であることを保証します。これは、構造化され標準化された方法で顧客文書を管理するためのプラットフォームであり、関連する工場規格および規制の更新を簡素化します。

Hitachi Astemo Buyside | 文書および契約管理
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中央データベース

すべての顧客文書は中央で一箇所に保管され、権限を与えられたすべての担当者がいつでもアクセスできます。

契約への署名

DocuSignを利用して、含まれる契約書に署名し、契約締結後にアクセス/レビューすることができます。

自動通知

文書の変更がEメールで自動的に通知され、更新された文書をすぐに取得することができます。

高いデータ品質

すべての顧客文書は電子的に入手可能であるため、高い品質とスムーズなデータ伝送が保証されます。

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Document Managementを始める

SupplyOnにログインし、ナビゲーションバーで[SupplyOn Services]をクリックし、[Document Management]を選択します。直接サービスダッシュボードに移動します。

サプライヤによる文書の処理方法とは? 

1. Eメール通知を受け取ります

  • 新規文書に関するEメール通知を受け取ります。ユーザーアカウントでEメールが正しく設定されていることを確認してください。

2. Eメールから文書を開きます

  • Eメールに記載されているリンクをクリックすると、新規文書に直接アクセスできます。

3. [Document Details] (文書の詳細)タブ

  • [Document Details] (文書の詳細)タブに移動し、必要な情報を表示します。
  • 説明、ステータス、添付ファイル(ある場合)などの文書の詳細を確認します

4. 文書を確認します

  • [Change] (変更)ボタンをクリックして、文書のステータスを選択します(各ステータスの説明については以下で説明します)。
  • ステータスを選択したら、[Send Feedback] (フィードバックの送信)をクリックして続行します。
  • 文書は[Open/new] (開く/新規)タブに表示され、応答ステータスは[Accepted] (承認済み)です

文書のステータス

In Process(処理中): 顧客の受領を確認します。

Accepted (承認済み): 文書またはその変更が承認されました。

Rejected (拒否済み): 文書を拒否する場合、正当なコメントを記入します。

Not Relevant (関係なし): 該当する場合、文書に「Not Relevant」(関係なし)のマークを付けます。

文書の進捗状況を把握し、必要なアクションを取るために、ステータスを区別します。

これらのステップに従うことで、文書を効率的に管理・処理し、明確なコミュニケーションと文書ステータスの追跡を確保することができます。

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  • 買い手向けマニュアル | SupplyOn サービス Document Management System クイックガイド

    本マニュアルは、SupplyOn Document Management Systemを使用して買い手と売り手（サプライヤ）の間で文書を交換する方法のガイドです。ステップバイステップで手順を説明し、文書交換プロセスについての有益な情報を提供します。

    hitachi_astemo-buyside_dms_key_user_guide_jp.pdf

契約管理の使用方法とは? 

  • 日立Astemoのユーザーが契約文書をSupplyOn Document Managementに追加する3つの方法
  • サプライヤは、DocuSignを利用して含まれる契約書に署名することができます
  • サプライヤは、契約書締結後、SupplyOn Document Management経由で契約書にアクセス/レビューすることができます
  • 契約書データはデータベースにプッシュされますデータベースから契約ダッシュボードに入力されます

契約書類を追加するには? 

  1. SupplyOn Sourcing RfQユーザー経由の契約文書
  2. SupplyOn Document Managementユーザー経由の契約文書
  3. 日立Astemoバックエンド経由の契約文書

契約ダッシュボードの使用方法とは?

  • 日立Astemoのユーザーは、契約ダッシュボードを使用して契約を追跡できます

 

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文書の概要

顧客は、[All Documents] (全ての文書)タブで、自身が作成した文書や、サプライヤから提供された文書をすべて閲覧することができます。

ここで、閲覧、編集、検索する文書を選択します。

どのタブに何があるのか? 

[Open/new] (開く/新規)タブ

[Open/new] (開く/新規)タブには、自身に割り当てられた、または自身宛ての新規文書および未回答文書がすべて表示されます。

[Responded] (回答済み)タブ

[Responded] (回答済み)タブには、すでに承認、拒否、またはファイル取得で送信したすべての文書が表示されます。

[Subscribed] (購読済み)タブ

[Subscribed] (購読済み)タブには、購読済みのすべての文書が表示されます。

[All] (すべて)タブ

[All] (すべて)タブには、すべての文書が表示されます。

[Sent document] (送信済み文書)タブ

[Sent document] (送信済み文書)タブには、顧客に送信された下書きまたは公開ステータスのサプライヤ文書がすべて表示されます。

 

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文書を検索するには？

クイック検索

  • 文書をすばやく検索するには、指定の検索ボックスに検索条件を入力します。

高度な検索

  • より詳細な検索を行うには、高度な検索オプションを選択します。
  • 検索条件を広げ、個別に調整するための組み合わせオプションを選択します。

ご注意：詳細検索では、検索プロファイルの追加など、個々のカスタマイズが可能です。

[History and References] (履歴と参照)タブ

  • [History and References] (履歴と参照)タブには、さまざまなステータスとアクションのタイムラインが表示されます。
  • 文書ステータスの変更、文書バージョン、返信ステータスを効率的に監視・追跡します。

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文書を検索するには？

クイック検索

  • 文書をすばやく検索するには、指定の検索ボックスに検索条件を入力します。

高度な検索

  • より詳細な検索を行うには、高度な検索オプションを選択します。
  • 検索条件を広げ、個別に調整するための組み合わせオプションを選択します。

ご注意：詳細検索では、検索プロファイルの追加など、個々のカスタマイズが可能です。

[History and References] (履歴と参照)タブ

  • [History and References] (履歴と参照)タブには、さまざまなステータスとアクションのタイムラインが表示されます。
  • 文書ステータスの変更、文書バージョン、返信ステータスを効率的に監視・追跡します。

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