Document Management（文書管理）

Hitachi Astemo Sellside | Document and Contract Management INTRO

SupplyOnDocument ManagementおよびContract Managementとは?

 

SupplyOn Document Managementは、明確な最新情報を常に提供します。このプラットフォームにより、構造化および標準化された方法で顧客文書を管理して、関連する工場規格および規制の更新を簡素化できます。

御社の顧客である日立Astemoも契約書を取り交わしてDocuSign経由で含まれる契約書に署名します。

Hitachi Astemo | 文書管理

ドキュメント管理アプリでの作業方法を学びます。 ドキュメントシステムを使用すると、顧客とドキュメントを簡単に共有し、一緒に作業することができます。

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中央データベース

すべての顧客文書は中央で一箇所に保管され、権限を与えられたすべての担当者がいつでもアクセスできます。

契約への署名

DocuSignを利用して、含まれる契約書に署名し、契約締結後にアクセス/レビューすることができます。

自動通知

文書の変更がEメールで自動的に通知され、更新された文書をすぐに取得することができます。

高いデータ品質

すべての顧客文書は電子的に入手可能であるため、高い品質とスムーズなデータ伝送が保証されます。

Hitachi Astemo Buyside | DMS Process Intro

Document Managementを始める

SupplyOnにログインし、ナビゲーションバーで[SupplyOn Services]をクリックし、[Document Management]を選択します。直接サービスダッシュボードに移動します。

文書を処理するには？

Eメール通知を受け取ります

  • 新規文書に関するEメール通知が届きます。ユーザーアカウントでEメールが正しく設定されていることを確認してください。

Eメールから文書を開きます

  • Eメールに記載されているリンクをクリックすると、新規文書に直接アクセスします。

[Document Details]タブ：

  • [Document Details]タブに移動して必要な情報を表示します。
  • 説明、ステータス、添付ファイル（ある場合）などの文書の詳細を確認します

文書を確認

  • [Change]ボタンをクリックして、文書のステータスを選択します（各ステータスの説明については以下をご覧ください）
  • ステータスを選択後、[Send Feedback]をクリックして続けます。
  • 文書は[Open/new]タブに表示されます。応答ステータスは[Accepted]（承認済み）です。
文書のステータス

In Process（処理中）
顧客の受領を確認します。

Accepted（承認済み）
文書またはその変更が承認されています

Rejected（拒否済み）
文書を拒否する場合、正当なコメントを記入します。

Not Relevant （関係なし）
関係ない文書には、[Not Relevant]（関係なし）のマークを付けます。

ステータスを区別して文書の進捗状況を把握して、必要な対応を行います。

これらのステップに従うことで、文書を効率的に管理および処理して、明確なやり取りを行い、文書ステータスを追跡できます。

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契約を管理するには？

DocuSign経由で契約書に署名：

  • サプライヤーは、DocuSign経由の合理化された安全なプロセスにより、契約書にデジタル署名できます。

署名済み契約書へのアクセスおよびレビュー：

  • サプライヤーは、契約締結後にSupplyOn Document Management経由で契約書にアクセスして内容を確認できます。

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文書の概要

表示、編集、検索する文書を選択します。

[Open/New]タブ（売り手に表示）
[Open/New]タブには、各自に割り当てられたまたは各自宛ての新規文書および未回答文書がすべて表示されます。

[Responded]タブ（売り手に表示）
[Responded]タブには、承認済み、拒否済みまたはファイル取得経由で送信済みのすべての文書が表示されます。

[Subscribed]タブ（売り手に表示）
[Subscribed]タブには、サブスクライブ済みのすべての文書が表示されます。

[All]タブ（売り手に表示）
[All]タブには、すべての文書が表示されます。

[Sent documents]タブ（売り手に表示）
[Sent documents]タブには、顧客に送信済み、下書きまたは公開ステータスのすべてのサプライヤー文書が表示されます。

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文書を検索するには？

クイック検索

  • 文書をすばやく検索するには、指定の検索ボックスに検索条件を入力します。

高度な検索

  • より詳細な検索を行うには、高度な検索オプションを選択します。
  • 検索条件を広げ、個別に調整するための組み合わせオプションを選択します。

ご注意：詳細検索では、検索プロファイルの追加など、個々のカスタマイズが可能です。

[History and References] (履歴と参照)タブ

  • [History and References] (履歴と参照)タブには、さまざまなステータスとアクションのタイムラインが表示されます。
  • 文書ステータスの変更、文書バージョン、返信ステータスを効率的に監視・追跡します。

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SupplyOnアカデミー

Supplier Academy

SupplyOnへの登録後、サプライヤコミュニティアカデミーから、専用のトレーニングおよびインサイトにアクセスすることができます。

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