Document and Contract Management

Hitachi Astemo Buyside | Document and Contract Management INTRO

Apa yang dimaksud Dokumen dan Manajemen Kontrak SupplyOn?

 

Manajemen Dokumen SupplyOn menyediakan informasi yang jelas dan memastikan Anda tetap mendapat informasi terbaru. Hal ini merupakan platform untuk mengelola dokumen pelanggan secara terstruktur dan baku dan menyederhanakan pembaruan peraturan dan standar pabrik yang relevan.

Hitachi Astemo Buyside | Document and Contract Management
background
Basis Data Pusat

Semua dokumen pelanggan disimpan di satu titik pusat dan dapat diakses kapan saja oleh semua orang yang berwenang.

Menandatangani Kontrak

Anda dapat menandatangani kontrak yang tercakup melalui DocuSign dan mengakses/meninjaunya setelah kontrak ditandatangani.

 

Pemberitahuan otomatis

Anda akan diberitahu tentang perubahan dokumen secara otomatis melalui e-mail dan dapat segera mengambil dokumen yang telah diperbarui.

Data berkualitas tinggi

Semua dokumen pelanggan tersedia secara elektronik, sehingga memastikan transmisi data berkualitas tinggi dan lancar.

Hitachi Astemo Buyside | DMS Process Intro

Memulai Manajemen Dokumen

Login ke SupplyOn dan klik di bilah navigasi pada SupplyOn Services (Layanan SupplyOn), lalu pilih Document Management (Manajemen Dokumen). Anda akan langsung masuk ke Service Dashboard (Dasbor Layanan).

Bagaimana cara pemasok memproses dokumennya?

1. Terima notifikasi e-mail

  • Anda akan menerima notifikasi e-mail mengenai dokumen baru. Pastikan e-mail Anda telah diatur dengan benar pada akun pengguna.

2. Buka dokumen dari e-mail

  • Klik tautan yang tersedia pada e-mail untuk mengakses dokumen baru secara langsung.

3. Tab Document Details (Detail Dokumen)

  • Masuk ke tab “Document Details” (Detail Dokumen) untuk melihat informasi penting.
  • Periksa detail dokumen seperti deskripsi, status, dan lampiran (jika tersedia)

4. Konfirmasi Dokumen

  • Klik tombol “Change” (Ubah) untuk memilih status dokumen (status yang berbeda dijelaskan di bawah)
  • Begitu status dipilih, lanjutkan dengan mengeklik “Send Feedback” (Kirim Umpan Balik).
  • Dokumen ditampilkan pada tab Open/new (Buka/baru) dengan status tanggapan diterima

Status dokumen

In Process (Sedang Diproses): Konfirmasi penerima untuk pelanggan.

Accepted (Diterima): Dokumen atau perubahannya telah diterima.

Rejected (Ditolak): Jika menolak dokumen, sertakan dokumen yang valid.

Not Relevant (Tidak Relevan): Tandai dokumen sebagai “Not Relevant” (Tidak Relevan) jika diperlukan.

Bedakan antara status untuk memahami progres dokumen dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, dokumen dapat dikelola dan diproses secara efisien, memastikan komunikasi yang jelas dan pelacakan status dokumen.

Further information

  • Panduan untuk pembeli | Panduan Cepat untuk Layanan SupplyOn Sistem Manajemen Dokumen

    Panduan ini berfungsi sebagai pemandu tentang cara menggunakan sistem Manajemen Dokumen SupplyOn untuk pertukaran dokumen antara pembeli dan penjual (pemasok).

    hitachi_astemo-buyside_dms_key_user_guide_id.pdf

Bagaimana cara menggunakan manajemen kontrak?

  •  3 cara bagi pengguna Hitachi Astemo untuk menambah dokumen ke Manajemen Dokumen SupplyOn
  • Pemasok dapat menandatangani kontrak yang tercantum melalui DocuSign
  • Pemasok dapat mengakses/meninjau kontrak yang ditandatangani melalui Manajemen Dokumen SupplyOn setelah kontrak ditandatangani
  • Data Dokumen Kontrak dikirim ke basis data. Basis data mengisi Dasbor Kontrak

Bagaimana cara menambah dokumen kontrak?

  1. Dokumen Kontrak melalui Pengguna dengan permintaan penawaran Pengadaan SupplyOn
  2. Dokumen Kontrak melalui Pengguna dengan Manajemen Dokumen SupplyOn
  3. Dokumen Kontrak melalui Backend Hitachi Astemo

Bagaimana cara menggunakan Dasbor Kontrak?

  • Pengguna Hitachi Astemo dapat melacak kontrak melalui Dasbor kontrak

 

Hitachi Astemo contract management

Further information

Ikhtisar Dokumen

Anda sebagai pelanggan dapat melihat pada tab “All Documents” (Semua Dokumen) seluruh dokumen yang Anda buat sendiri atau yang telah disediakan untuk Anda oleh pemasok.

Pilih dokumen yang ingin dilihat, diedit, atau dicari di sini.

Apa yang dapat saya temukan dan di tab yang mana?

Tab “Open / New” (Buka/Baru)

Pada tab “Open / New” (Buka/Baru), temukan semua dokumen baru dan tidak terjawab yang telah ditetapkan untuk Anda atau yang ditujukan untuk Anda.

Tab “Responded” (Direspons)

Pada tab “Responded” (Direspons), temukan semua dokumen yang telah diterima, ditolak, atau dikirim melalui penarikan file.

Tab “Subscribed” (Berlangganan)

Pada tab “Subscribed” (Berlangganan), temukan semua dokumen berlangganan Anda.

Tab “All” (Semua)

Pada tab “All” (Semua), temukan semua dokumen.

Tab “Sent documents” (Dokumen terkirim)

Pada tab “Sent documents” (Dokumen terkirim), temukan semua dokumen pemasok pada draf atau status diterbitkan yang telah dikirimkan ke pelanggan.

 

Further information

Bagaimana cara mencari dokumen?

Pencarian Cepat

  • Untuk menemukan dokumen dengan cepat, masukkan kriteria pencarian Anda ke dalam kotak pencarian yang ditentukan.

Pencarian Lanjutan

  • Untuk pencarian yang lebih spesifik, pilih opsi Advanced Search (Pencarian Lanjutan).
  • Jelajahi opsi kombinasi untuk memperluas dan menyesuaikan kriteria pencarian Anda satu per satu.

Catatan: Gunakan Pencarian Lanjutan untuk pencarian yang lebih detail, memungkinkan penyesuaian individual seperti menambahkan profil pencarian.

Tab History and References (Riwayat dan Referensi)

  • Jelajahi tab “History and References” (Riwayat dan Referensi) untuk mengetahui garis waktu berbagai status dan tindakan.
  • Pantau dan lacak perubahan status dokumen, versi dokumen, dan status balasan secara efisien

Further information

Bagaimana cara mencari dokumen?

Pencarian Cepat

  • Untuk menemukan dokumen dengan cepat, masukkan kriteria pencarian Anda ke dalam kotak pencarian yang ditentukan.

Pencarian Lanjutan

  • Untuk pencarian yang lebih spesifik, pilih opsi Advanced Search (Pencarian Lanjutan).
  • Jelajahi opsi kombinasi untuk memperluas dan menyesuaikan kriteria pencarian Anda satu per satu.

Catatan: Gunakan Pencarian Lanjutan untuk pencarian yang lebih detail, memungkinkan penyesuaian individual seperti menambahkan profil pencarian.

Tab History and References (Riwayat dan Referensi)

  • Jelajahi tab “History and References” (Riwayat dan Referensi) untuk mengetahui garis waktu berbagai status dan tindakan.
  • Pantau dan lacak perubahan status dokumen, versi dokumen, dan status balasan secara efisien

 

Further information