文件与合同管理

Hitachi Astemo Buyside | Document and Contract Management INTRO

什么是SupplyOn文件和合同管理？

 

SupplyOn Document Management （SupplyOn文件管理）模块能够提供清晰的信息，确保您始终了解最新信息。该平台主要采用结构化和标准化的方法来管理客户文件，并简化了相关标准和规则的更新程序。

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中央数据库

所有客户文件都归档在一个中心位置，所有授权人员都可以随时访问。

签订合同

您可以通过DocuSign签署包含的合同，并在合同签署后访问/审核。

自动通知

您将通过电子邮件自动收到文件更改的通知，并且可以立即检索更新后的文件。

高数据质量

所有客户文件均以电子方式提供，从而确保高质量和顺畅的数据传输。

供应商如何处理文件？

1.接收邮件通知

  • 您将收到有关新文件的电子邮件通知。
  • 请确保您的电子邮件在用户账户中设置正确。

2.从电子邮件打开文件

  • 单击邮件中提供的链接，直接访问新文件。

3.文件详细信息标签

  • 导航到“文件详细信息”标签查看基本信息。
  • 检查文件详细信息，如描述、状态和附件（如有）

4.确认文件

  • 点击“更改”按钮选择文件状态（不同的状态说明如下所述）
  • 选择状态后，点击“发送反馈”继续。
  • 文件显示在打开/新建标签中，响应状态为已接受

文件状态

进行中：为您的客户确认收货。

已接受：文件或其更改已被接受。

已拒绝：如果拒绝某个文件，需要提供合理的评论。

无关：如果适用，请将文件标记为“不相关”。

区分不同的状态，便于了解文件的进度和采取必要措施。

执行这些步骤可以有效地管理和处理文件，确保沟通清晰，便于跟踪文件状态。

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  • 买家手册 | SupplyOn 服务文档管理系统 快速指南

    本手册指导如何使用 SupplyOn 文档管理系统在买家和卖家（供应商）之间交换文档。其中介绍了分步过程，并为文档交换过程提供了宝贵的见解。

    hitachi_astemo-buyside_dms_key_user_guide_zh.pdf

如何使用合同管理？

  • 日立安斯泰莫用户向SupplyOn Document Management（SupplyOn文档管理）添加合同文档的 3 种方式
  • 供应商可以通过DocuSign签署包含的合同
  • 合同签订后，供应商可以通过SupplyOn Document Management访问/审核所签合同
  • 合同文档数据会被推送到数据库。数据库填充合同仪表板

如何添加合同文档？

  1. 通过SupplyOn Sourcing RfQ的用户提供合同文件
  2. 通过SupplyOn文档管理的用户提供合同文件
  3. 通过日立安斯泰莫后端签订合同文件

如何使用合同仪表板？

  • 日立安斯泰莫用户可以通过合同仪表板跟踪合同

 

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文档概述

作为客户，您可以在“所有文档”标签中查看您自己创建的或供应商提供给您的所有文档。

在这里可以选择要查看、编辑或搜索的文档。

我在各个标签中可以找到什么？

“打开/新建”标签

在“打开/新建”标签中，可以找到已分配给您或为您准备的所有新文档及未答复文档。

“已回复”标签

在“已回复”标签中，通过文件检索可以找到已经接受、拒绝或发送的所有文档。

“订阅”标签

在“订阅”标签中可以找到所有订阅的文档。

“全部”标签

在“全部”标签中，可以找到所有文档。

“已发送文件”标签

在“已发送文件”标签中，可以找到已发送给客户的所有处于草稿状态或已发布状态的供应商文件。

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如何搜索文件? 

快速搜索

  • 要快速查找文件，请在指定的搜索框中输入搜索条件。

高级搜索

  • 如需更精细的搜索，请选择“高级搜索”选项。
  • 浏览组合选项，以单独扩展和定制搜索条件。

注：使用高级搜索进行更详细的搜索，可以添加搜索配置文件等个人定制。

历史记录和参考标签

  • 浏览“历史记录和参考”标签，查看不同状态和操作的时间线。
  • 有效监控和跟踪文件状态变化、文件版本和回复状态

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如何搜索文件? 

快速搜索

  • 要快速查找文件，请在指定的搜索框中输入搜索条件。

高级搜索

  • 如需更精细的搜索，请选择“高级搜索”选项。
  • 浏览组合选项，以单独扩展和定制搜索条件。

注：使用高级搜索进行更详细的搜索，可以添加搜索配置文件等个人定制。

历史记录和参考标签

  • 浏览“历史记录和参考”标签，查看不同状态和操作的时间线。
  • 有效监控和跟踪文件状态变化、文件版本和回复状态

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